Outils et logiciels

CRM, ERP, logiciels métiers, travail collaboratif,Open, licence, abonnement mode SAAS… Beaucoup de questions se posent !

Se doter de bons outils est essentiel pour rester compétitif mais faut-il encore les comprendre et les maîtriser ! Les logiciels et outils informatiques doivent permettre de simplifier les tâches, de les automatiser et de gagner du temps.

Et si nous commencions à nous pencher sur cette réflexion. Allons-y par étape.

Analyser la situation actuelle

Comment sommes-nous équipés ?  (poste de travail, serveur, hébergement... ) 

Définir le besoin : le cahier des charges

La bonne vielle technique des + et -.

• Qu’est ce que j’ai besoin ? (ce qui est obligatoire et optionnel)
• Qu’est ce que je n’ai pas besoin ?
• La taille de l’entreprise
• Les spécificités métier
• L’interactivité dans l’entreprise (Comptabilité, paie-RH, stock, production, les importations et les exportations de données…)
• Affiner votre besoin :
  • Une solution SAAS ?
  • Une solution connectée ?
  • Une solution intuitive !
  • Une solution évolutive !
• La sécurité des mes données ?
• Y a t’il une maintenance, assistance client ?

Définir le budget et justifier le coût.

Prévoir une enveloppe pour l’outil mais aussi son installation si vous ne maîtrisez pas. Pensez à intégrer vos collaborateurs (en temps et en poste de travail).

Transmettre votre cahier des charges aux éditeurs/prestataires.

Il n’est pas toujours simple de trouver seul. Après bien avoir lister vos besoins, vous pourrez transmettre votre cahier des charges aux éditeurs qui vous guiderons vers le bon produit.

Demander des démonstrations et des périodes d’essai : TESTER !

Il est important de prendre le temps et de pouvoir tester. Il faut que cet outil vous convienne à vous mais aussi à toute l’entreprise. Si vous avez une zone d’ombre, il faut de nouveau interroger l’éditeur ou le prestataire qui vous suit.

Planifier la mise en place

• Date d’installation,
• Date de paramétrage,
• Date de formation,
• Date de mise en service.

Conclusion

Certaines outils gratuits (en ligne, open…) peuvent être aussi performants que des outils payants. Votre outil doit épouser votre méthode de travail et répondre aux besoins de votre organisation. Ne choisissez pas un logiciel trop complexe si vous n’avez de compétences techniques ou alors prévoyez le budget pour vous faire accompagner.

Il ne vous reste plus qu’à choisir !